Ett av syftena är att slippa hamna i situationen som Kommunals kommunikationschef var den 13 januari, när tidningen Resumé ville få en kommentar och hon svarade att ”Jag krishanterar så mycket att jag inte hinner med annat […] Jag kan inte prata om det just nu”. Vi brukar kalla det en flaskhals.
Du behöver en plan. Du behöver en organisation. Och du behöver träna.
Vår koncernchef Hans Geelmuyden säger ibland att kommunikation är som att hålla på med extremsport. Och för att följa sportmetaforen så ser du inga elitidrottare som inte tränar, övar och förbereder sig för sina stora utmaningar. Inte ens Zlatan skulle vara bra på fotboll om han bara spelade match. Detsamma gäller organisationer och företag som vill kunna hantera en rejäl kris. De väntar inte tills domaren blåser igång matchen för att ta ut sitt lag eller öva passningsspel.
Det finns de som tycker att de inte behöver förbereda sig. Att de är självsäkra ledare som vet hur affärerna ska skötas. Men dessa organisationer måste ägna krisens absolut första och mest kritiska timmar åt att komma på hur de skall organisera sig. Och när krisen väl är ett faktum så är den första tiden den absolut viktigaste. Då vill ni inte spendera tid på att fundera på vem som gör vad, hur ni ska skapa er krisledning och vem som har mandat att ta beslut.
I punktform kan man sammanfatta det andra steget i krishantering så här:
Steg 2 – förbered er för krisen:

• Utse en krisorganisation. Den behöver få ett tydligt beslutsmandat, den behöver innehålla handlingskraftiga personer från alla centrala delar i organisationen och den bör inte innehålla organisationens yttersta chef, som då riskerar bli en flaskhals.
• Skapa en rollfördelning. Krisgruppen behöver ha åtminstone en sammankallande, en kommunikationsansvarig och en sekreterare. Förbered så att talesperson, den som formulerar budskap och den som samlar in information inte är samma person. Då skapar ni en flaskhals i det kritiska skedet.
• Förbered en plats för krisgruppen. Normalt sett ett mötesrum som innehåller internetuppkoppling, insynsskydd, whiteboard och annan praktisk utrustning. Ha även ett konferensnummer redo ifall ni inte är på plats.
• Skriv ner rutiner. Checklista för första mötet, gruppens mandat, hur ni för loggbok, hur gruppen tar över ansvaret för alla kommunikationskanaler vid en kris, vilka ni vänder er till för att ta hjälp. Större organisationer kan behöva definiera vilka tjänster som är affärskritiska.
• Etablera kommunikationskanaler. Som utgångspunkt ska ni använda samma kanaler som i vardagen, men för många organisationer behöver de kompletteras (om ni t.ex. inte har daglig dialog med kunder) eller förstärkas (t.ex. om ni inte har rutiner för att publicera på er hemsida utanför kontorstid).
• Träna. Gruppen bör genomföra rollspel utifrån ett realistiskt scenario där de hanterar en publik kris i realtid, med samtal från media och medarbetare, informationsbrist, otillgängliga beslutsfattare och alla andra ingredienser som de kommer behöva hantera dagen det blir på riktigt.

Att förbereda organisationen för att hantera kriser är det andra steget av fyra i en effektiv krishantering. Nästa steg handlar om att hantera krisen när den väl briserar. Det är den enda delen av hanteringen som omvärlden ser. Kom gärna tillbaka och läs om det!
Läs tidigare inlägg om kris: Visdomen i Kommunals krishantering