En bristsituation på ett läkemedel kan vara allvarligt och orsaka en kris som involverar både media, läkare, patienter och myndigheter. Det fick Lisa Westerdahl erfara för några år sedan då hon fick ansvar för att guida en nytillträdd vd genom mediestormen, inklusive intervjuer i SVT och SR. På GK:s frukostseminarium berättade hon om insikter och lärdomar. 

– För en otränad organisation blev situationen stressig och ostrukturerad, det var då jag på riktigt förstod vikten av en proaktiv riskhantering, säger Lisa Westerdahl, VP People, Sustainability & Corporate Communications på Karo Healthcare. 

När en stor mediekris kopplad till brist på läkemedel uppstod gick Lisa Westerdahls första samtal till Carolin Wiken, numera vd på Geelmuyden Kiese, som just då befann sig i Almedalen. Efter ett intensivt arbete och en framgångsrik strategi stod det klart att den potentiella mediekrisen blåste över snabbt, och samarbetet fortsätter än idag. 

Den 27 april höll de tillsammans frukostseminariet Issues management – hur skapar man lugn i organisationen med krisförberedelser? . 

– Det är viktigt att ha en strukturerad, faktabaserad och saklig approach när man hanterar kriser. Kriser kan också ha positiva effekter. I fallet med läkemedelsbristen ledde det till nya processer som gör att den här situationen inte kan uppstå igen, säger Lisa Westerdahl. 

Vikten av issues management  

För att hantera kriser effektivt behöver organisationer förstå vikten av issues management och hur man prioriterar bland dem. 

– Den största utmaningen är att kriser lamslår organisationen på grund av otydlig ansvars- och resursfördelning. Målet är därför att skapa en kultur där risker uppmärksammas av alla i verksamheten och att en grupp ansvar för att värdera och fördela ansvaret för hanteringen av dessa, säger Carolin Wiken och fortsätter:  

– Lyckas man med det blir resultatet ökad produktivitet, förbättrat rykte och en tryggare organisation vilket i förlängningen ger en konkurrensfördel. 

Årlig revision och krisgrupp 

En av de största lärdomarna från tidigare kriser var vikten av proaktivitet och ägandeskap i en organisation. På Karo Healthcare finns en krisgrupp som är förankrad i ledningsgruppen och årligen genomför man en riskrevision. Där går man igenom risker som påverkar organisationen och prioriterar dem efter potentiell skada och sannolikhet i en så kallad ”heat map”.  

För att undvika att krisgruppen blir en enskild ö utan kontakt med organisationen krävs en förflyttning av kulturen i organisationen – från reaktivitet i silos med oklara ansvarsområden till ett gemensamt ägarskap med full transparens.  

Identifiera risker med hjälp av en heat map 

På plats i publiken fanns bland andra Gunilla Silva, chef för internkommunikation på Trygg-Hansa. Hon berättade om erfarenheter kopplade till när de första spåren av Covid-19 dök upp i Kina. Många organisationer underskattade betydelsen av de första fallen, vilket är fullt förståeligt . En stor del av issues management handlar om att ta beslut om hur risker ska hanteras och prioriteras.  

– Om man agerar på allt så kommer man inte ha tid för någonting annat på jobbet, konstaterade Lisa Westerdahl. 

Gunilla Silva förespråkar metoden att jobba med en heatmap för att navigera rätt bland riskerna.  

– Den som inte gjort det här med issues management tycker jag ska ta in extern hjälp, skapa en heatmap och öva på scenarier, säger hon. 

I korthet: Fördelar med issues management 

• Bättre strategiska beslut
• Ökad produktivitet 
• Förbättrat rykte 
• Nya möjligheter att utveckla verksamheten 
• Minskade kostnader genom minskad risk 
• Kulturella fördelar 

Vill du ha hjälp med att förbereda din organisation för kommande kriser? Kontakta gärna carolin.wiken@gknordic.com och prata mer.