Är du en positiv och engagerad person med god erfarenhet av service? Trivs du i en roll där du dagligen träffar många människor, i en fartfylld och dynamisk miljö? Vi söker dig som motiveras av att förmedla god service och som vill arbeta i en roll med varierade arbetsuppgifter. 

Geelmuyden Kiese, en av Skandinaviens ledande kommunikationsbyråer, söker nu en kontorsansvarig till kontoret i Gamla stan i Stockholm. Vi söker dig som varje dag bidrar till en härlig atmosfär – för såväl medarbetare som kunder!  

Vi är en prisvinnande kommunikationsbyrå som främst samarbetar med kunder som förstår att ett stort samhällsengagemang ofta är avgörande för att nå framgång på marknaden. Bland kunderna finns några av världens ledande företag, som på olika sätt har avgörande roller i vårt samhälle. 

Ansvarsområden 
I rollen som kontorsansvarig har du en koordinerande roll där du ansvarar för uppgifter av olika komplexitet och omfattning. Du tar emot besökare i receptionen på ett vänligt och professionellt sätt och ansvarar för att kontorets allmänna ytor hålls rena och snygga. Din arbetsdag är varierande då du arbetar med de uppgifter som är mest prioriterade för stunden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består bland annat av att ta emot inkommande samtal, administrera mobilabonnemang och hantera företagets mail. I rollen ingår även att ansvara för att planera och genomföra sociala aktiviteter såsom exempelvis frukostar, after-works, julavslutning, kick-offs och organisera andra arrangemang för medarbetarna. Vidare ansvarar du även för tekniken i konferensrummen och är behjälpligt när problem uppstår och vid behov köpa in kontorsmöbler, kontorsmaterial m.m. 

Arbetsuppgifter som kontorsansvarig omfattar bland annat: 

• Telefon- och, mail- och posthantering 
• Beställning och inköp av kontorsmaterial, livsmedel mm 
• Kontakt med leverantörer, fastighetsägare, städföretag etc.  
• Förbereda kontoret för interna och externa möten. 
• Arrangera, förbereda och planera interna och externa event.  

Rollen innefattar också cirka 20 % administrativa uppgifter som stöd till ekonomichefen och innefattar bland annat: 

• Registrering av leverantörsfakturor och framtagande av betalningsfiler till banken. 
• Fakturering till kunder. 
• Registrering av kundinbetalningar och leverantörsbetalningar. 
• Ansvara för företagets kreditkort och kvittohanteringen kring det. 

Under nästa år kommer vi att flytta till nya, större lokaler i Stockholm. Denna roll kommer att ha det huvudsakliga koordinerande arbetet inför och under genomförandet av flytten. 

Vi söker dig med denna profil: 

• Erfarenhet från liknande roller som ställer höga krav på servicenivå 
• Är noggrann, är initiativrik, flexibel, har ett öga för detaljer och tycker om ett högt tempo. 
• Flytande kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift. 
• Erfarenhet av att arbeta med affärssystem, fördelaktigt om du har erfarenhet av UBW/Agresso. 
• Mycket god samarbetsförmåga och prestigelös attityd. 

Tjänsten är en heltidstjänst och tillträds i sommar efter överenskommelse. Provställning tillämpas.  

Skicka din ansökan med cv och personligt brev så snart som möjligt, intervjuer påbörjas omgående och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag, 7 juli. Mejla din ansökan till karriar@gknordic.com 

Frågor om tjänsten besvaras av Maja Nilsson, maja.nilsson@gknordic.com. 

Varmt välkommen med din ansökan!